Personvernerklæring
Mesén AS, Øvre Slottsgate 7, 0157 Oslo
Organisasjonsnummer: 981 271 386
Epost: mesen@mesen.no
Produsent og rådgiver for kunstnere, næringslivet og offentlige etater m.m., deltagelse i andre selskaper med tilnærmet samme formål, samt alt hva hermed er forbundet. Selskapet har også som formål å være forlag som utgir bøker, blader og andre publikasjoner, samt å bidra til en faglig og kunstnerisk utvikling og produksjon av film og TV- produksjoner.
Hva er det rettslige grunnlaget for å behandle dataene?
Vi trenger å samle inn, behandle og lagre personopplysninger i forbindelse med planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter, for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før inngåelsen av en avtale.
Vi ber om samtykke for å lagre navn og e-post for abonnenter av nyhetsbrev. Du kan trekke tilbake ditt samtykke når som helst.
Personopplysninger samles inn som ledd i en økonomisk transaksjon for betaling av honorar, lønn etc.
Hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger
Når du besøker nettsiden vår www.mesen.no
Nettsiden mesen.no er bygd på publiseringsløsningen Squarespace og bruker informasjonskapsler. Formålet med å sette en informasjonskapsel er å samle informasjon om hvordan besøkende bruker nettsiden for å kunne forbedre nettsiden. Ip-adresser lagres av Squarespace.
Hvis du ikke vil tillate bruk av informasjonskapsler, kan du bruke innstillinger i nettleseren din til å blokkere disse (https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/). Du kan lese mer om hvilke informasjonskapsler Squarespace benytter her: https://support.squarespace.com/hc/en-us/articles/360001264507-The-cookies-Squarespace-uses
Når du ser video
Mesén bruker videoavspillertjenesten Vimeo. Vimeo samler inn data når du spiller av en video. Dataene brukes til å finne ut hvilke og hvor lenge videoene blir brukt.
Når du melder deg på vårt nyhetsbrev
Mesén benytter Mailchimp til utsendelse av nyhetsbrev, og e-postadresse og navn (frivillig) lagres i deres systemer. For mer informasjon om Mailchimps egen personvernerklæring, se https://mailchimp.com/legal/privacy/.
Det er frivillig å stå som mottaker av vårt nyhetsbrev, og man kan når som helst melde seg av vår epostliste og bli slettet fra systemet ved å sende oss en epost (mesen@mesen.no)
Når du svarer på en åpen utlysning, søker jobb eller er ansatt hos Mesén
Dersom du søker om å være med på et av våre prosjekter, eller søker på en ledig stilling, lagrer vi informasjonen din til prosjektet er ferdig eller stillingen er besatt. Alle søknader blir deretter slettet. Vi kan føre anonymisert statistikk etter dette tidspunktet (antall søknader osv.), men vi beholder ingen personopplysninger etter dette tidspunktet.
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt system.
Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.
Når du deltar på våre seminar eller arrangementer
Som seminarbidragsyter eller deltaker (inkludert digital deltakelse) kan vi be deg om å gi noe informasjon frivillig for at vi skal legge til rette for din deltakelse (sende informasjon på epost, hjelp til å bestille billetter, hotell, faktura etc.). Informasjonen kan inkludere epost, navn, passnummer, fødselsdato, hjemme- og jobbadresse, arbeidsinformasjon, telefonnummer, bankdetaljer og detaljer om spesielle krav knyttet til mat og tilgang.
Vi vil be om din eksplisitte tillatelse til å samle inn, lagre og dele disse dataene. Persondata slettes når prosjektet er avsluttet.
Når du kommuniserer med oss på e-post og telefon
Mesén benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Meséns medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene etter 6 mnd, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Vi forholder oss i tillegg til Markedsføringsloven §15 og kommuniserer via e-post om tjenester vi tidligere har levert.
Sosial medier
Mesen bruker LinkedIn, Instagram og Facebook. Disse sosiale mediene brukes for å gi informasjon til og kommunisere med besøkende på våre bedriftssider på Facebook, Instagram og LinkedIn.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å effektivt bruke, administrere og forbedre våre bedriftssider på LinkedIn, Instagram og Facebook, kommunisere med brukere av bedriftssidene samt utvikle og styrke Mesen profil.
Vi er felles behandlingsansvarlige med LinkedIn og Meta (Facebook og Instagram) for behandlingen av personopplysninger om deg som samles inn når du besøker våre bedriftssider på Linkedin og/eller Facebook og Instagram. For mer informasjon om hvordan Meta og Linkedin behandler personopplysningene dine for sine egne formål, se Metas retningslinjer for personvern og LinkedIns personvernerklæring.
Vår regnskapsfører og revisor
Vårt regnskapsbyrå er MPR Regnskap AS, og vårt regnskap føres i 24SevenOffice AS.
Vår revisor er Jan H. Jørgensen, Statsautorisert revisor i RevisionsBureauet AS.
Mesén, regnskapsbyrå og revisor behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er administrasjonen som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven.
Meséns håndtering av personopplysninger i kundeoppdrag
Mesén har mange kunder innenfor ulike sektorer og mange oppdrag medfører en eller annen form for behandling av personopplysninger. Mesén vurderer derfor alltid hvilke krav oppdragene stiller til håndtering av personopplysninger med hensyn til gjennomføring og avtaleverk.
Hvordan vi holder informasjonen din trygg
Vi bruker Microsoft som leverandør av epost-tjenester, lagring av filer, video/meldingstjenester (Teams), kalender og andre Microsoft 365-tjenester som kun administreres av Mesén sine ansatte.
Sensitiv informasjon har begrenset tilgang og lagres i passord-beskyttede filer. Vi sletter informasjon når den ikke lenger er nødvendig, når vi er kontraktsmessig forpliktet til det, eller per forespørsel. Alt trykt materiale inkludert personlig informasjon destrueres etter bruk.
Vi vil aldri selge, handle eller leie ut informasjonen din til tredjepart for markedsføringsformål. I tilfeller der Mesén har mistanke om uredelige eller ulovlige aktiviteter kan vi imidlertid utlevere informasjonen din til tredjeparter fordi vi er juridisk forpliktet til å gjøre det.
Hvordan endre eller slette dataene dine
Du kan når som helst kansellere abonnementet på vårt nyhetsbrev. Instruksjoner om hvordan du gjør dette er inkludert i hvert nyhetsbrev.
Hvis du har oppgitt personlig informasjon til Mesén, kan du når som helst be om å se den, endre den eller slette den ved å kontakte oss via mesen@mesen.no
Dersom du mener vår håndtering av personopplysninger bryter med personopplysningsloven eller GDPR, har du rett til å klage til Datatilsynet.
Henvendelser om personopplysninger i Mesén kan rettes til Daglig leder, vibeke@mesen.no.
Denne versjonen ble oppdatert 25. oktober 2024